Anexo 3 – Condiciones Iniciales

Anexo 3 – Condiciones Iniciales

Este documento debe ser leído detenidamente. En señal de conocimiento y aceptación, introduce el CODIGO UNICO DEL CLIENTE en la hoja “Activación de Licencia HioPOS Cloud”, como firma electrónica avalada por el art.1 #3 del decreto 2364 de 2012 en concordancia con el art.7 ley 527 de 1999.

El servicio de aplicación POS para puntos de venta denominada comercialmente HioPOS Cloud, se factura por asignación de licencias y dependiendo del tipo, utilizando el concepto de usuarios concurrentes, esto significa que por cada licencia se tiene derecho a utilizar un usuario a la vez.

1. Compromisos de  EL CLIENTE

1.1 Generales

  1. Suministrar a ICG Software la información de las resoluciones emitidas por la DIAN para llevar a cabo la configuración de cada terminal.
  2. Tener definida una estructura de negocio con la cual podrá optimizar y hacer buen uso de las ventajas de la aplicación.
  3. Hacer los ajustes necesarios en los procedimientos de la organización para la correcta utilización y optimización de las características del programa.
  4. Garantizar que los procedimientos que tiene implementados al interior de la compañía, contribuirán para que la información ingresada a la aplicación sea confiable.
  5. Revisar y analizar la información generada por la aplicación. (responsabilidad del cliente).
  6. Garantizar la revisión, veracidad y consistencia de la información para la iniciación de la aplicación (arranque del negocio, ficheros base como artículos, clientes, proveedores, etc…).
  7. Ingresar la información necesaria para la iniciación de la aplicación (por ejemplo, artículos, precios, clientes, proveedores, etc) es responsabilidad del cliente; exceptuando los casos en los que el cliente contrate un servicio adicional con EL PROVEEDOR para llevar a cabo esta tarea.
  8. Generar periódicamente las copias de seguridad de la información del sistema, así como la adecuada custodia de dichas copias.
  9. Asegurar el correcto mantenimiento de la información, cambios en la parametrización, depuración y utilización adecuada de la aplicación.
  10. Garantizar las políticas de seguridad que avalen la integridad de la aplicación y la información generada en la misma.
  11. Definir planes de contingencia para garantizar la continuidad del negocio en caso de presentarse inconvenientes con el hardware, fallas de energía, conectividad o falla de operación en el sistema, mientras que EL PROVEEDOR atiende la situación.

Ejemplo:

  • Disponer de resolución para facturación manual y su respectivo registro.
  • Contar con tableta de respaldo para la caja principal.
  1. Garantizar que los cambios de configuración o parametrización en la aplicación sean realizados por personal debidamente capacitado.
  2. Solicitar el servicio de soporte solo a través de los canales definidos para este fin. (ver Carta de Servicios)

1.2 Pago de servicios iniciales, capacitaciones y servicios adicionales

  1. En general estos servicios deberán ser pre-pagados por el cliente y este dinero no es reembolsable.

1.3 Equipos y herramientas

  1. Para el hardware (equipos) marca HioPOS Cloud que haya sido adquirido con EL PROVEEDOR, cuando se vaya a realizar algún reclamo por garantía, el cliente deberá enviar copia de la factura.
  2. Por política de los proveedores, para el hardware (equipos) que no sea de marca HioPOS Cloud y el cliente haya adquirido dicho hardware con EL PROVEEDOR, la garantía debe ser tramitada directamente por EL CLIENTE ante el proveedor de hardware; EL PROVEEDOR actúa como distribuidor.
  3. Garantizar que los equipos en los que funcionará la aplicación, cumplan con los requerimientos mínimos recomendados por EL PROVEEDOR (ver documento de requerimientos mínimos de hardware).
  4. Disponer de contingencia en caso de daño de monitor, impresora, computador o algún otro periférico requerido para la operación con la aplicación que será implementada.
  5. Instalar y configurar dispositivos adicionales.

Garantizar la estabilidad de la red eléctrica y la red de datos (certificada); en caso de no cumplirse esta condición, no es posible garantizar el óptimo funcionamiento de la aplicación que se instalará.

  1. Asegurar la disponibilidad de conectividad de cada una de las terminales a implementar para que EL PROVEEDOR pueda brindar el soporte remoto de manera oportuna y efectiva cada vez que el cliente lo requiera; para lo anterior el cliente debe disponer cómo mínimo de:
  • Conexión y salida a Internet.
  • Línea telefónica / celular.
  • Software de control remoto homologado por EL PROVEEDOR (AnyDesk, cliente de Team Viewer10)

1.4 Proyecto de Implementación

El proceso de implementación y configuración de la aplicación HioPOS Cloud es muy fácil e intuitiva, tanto que el mismo cliente podría realizarla por su cuenta o siempre podrá contratar los servicios de EL PROVEEDOR; en caso de que EL CLIENTE DECIDA contratar los servicios de EL PROVEEDOR se deberá tener en cuenta lo siguiente:

  1. Asignar una persona (líder de proyecto) para liderar el proceso de implementación del software dentro de la compañía. Será con esta persona con quien EL PROVEEDOR coordinará todas las actividades necesarias para la puesta en marcha de la aplicación.
  2. Entregar a EL PROVEEDOR los datos de contacto de la persona que gerencia la compañía, con el fin de enviarle información relevante en relación con el avance del proyecto de implementación, así mismo información sobre nuestros productos y servicios.
  3. Informar a EL PROVEEDOR en caso de llegarse a cambiar el líder del proyecto.
  4. En el caso de llegarse a presentar un cambio de líder de proyecto por parte del cliente, asumir los costos que implique alinear al nuevo líder de proyecto a la fase en la que se encuentre el proyecto.
  5. Reportar por escrito y con antelación cualquier cambio en el cronograma; en caso de verse afectado el cronograma por el cambio de la fecha de apertura, el cliente deberá tener en cuenta que el cambio estará sujeto a la disponibilidad del ingeniero a cargo de la implementación.
  6. Para los casos en los que el cliente requiera de la implementación, asesoría o capacitación en lugares diferentes a Medellín y Bogotá, el cliente deberá pagar por los conceptos de viáticos, hospedaje, alimentación, transporte aéreo o terrestre al sitio que el cliente indique.
  7. No asignar al ingeniero encargado de la implementación, actividades diferentes a las definidas en el cronograma de actividades, por ejemplo: tomar pedidos, actividades de caja, digitación de maestros de artículos, clientes o proveedores, cambios de precios; en el caso que el cliente requiera apoyo con este tipo de actividades, deberá solicitarlas a EL PROVEEDOR como un servicio adicional a la implementación, éste tendrá un costo adicional.
  8. Evitar la solicitud de actividades o configuraciones no acordadas en el levantamiento de requerimientos / cronograma de actividades al ingeniero implementador; en el caso que el cliente requiera alguna actividad o configuración que no se encuentre claramente descrita en el documento de levantamiento de requerimientos / cronograma de actividades, debe hacer la solicitud vía correo electrónico al líder de proyecto del lado de EL PROVEEDOR para que sea analizada la viabilidad de dicha solicitud.
  9. Revisar detalladamente cada uno de los entregables que se van generando a lo largo del proceso de implementación y devolver una copia avalada vía correo electrónico a EL PROVEEDOR en señal de aceptación de los mismos.
  10. Asegurarse de que la totalidad de los requerimientos y expectativas que debe cumplir la implementación, queden consignadas en el levantamiento de requerimientos.
  11. El cliente adquiere unos servicios que son dados en paquetes de horas, de acuerdo con los procesos descritos en la plantilla de estimación (estos tiempos son estimaciones) firmada por el cliente antes de cerrar la negociación; en algunos casos podrá ocurrir que al terminar la implementación, queden horas a favor, las cuales estarán disponibles para utilización por parte del cliente; sin embargo, en otros casos, podría ocurrir que las horas inicialmente estimadas no sean suficientes, en caso de presentarse esto último, el cliente deberá asumir los costos derivados por las horas adicionales que sean requeridas para continuar la implementación. De igual forma, las horas a favor del cliente deberán ser utilizadas y no existirán reembolsos o devoluciones de dinero por dicho concepto.
  12. Suministrar a EL PROVEEDOR la información de las resoluciones emitidas por la DIAN para llevar a cabo la configuración de cada terminal.
  13. Responder de manera clara y oportuna a las solicitudes de información que realice EL PROVEEDOR para poder avanzar en el proceso de implementación.
  14. Evitar largos periodos de tiempo sin avanzar en las actividades de implementación; en los casos en los que EL PROVEEDOR intente la comunicación de manera insistente con el líder de proyecto designado por el cliente y no se obtenga respuesta, se pasará el proyecto de implementación a espera. Para los casos que pasados 3 meses no se haya logrado contacto o respuesta de parte del líder del proyecto designado por el cliente, EL PROVEEDOR procederá a mover el proyecto de implementación a proyectos detenidos.
  15. Cuando un proyecto pasa a ser un proyecto detenido (después de 2 meses sin avances o contacto con el cliente), y el cliente se muestre interesado en retomar la implementación, será necesario validar nuevamente los requerimientos de implementación, cronograma de actividades y estado de la implementación; para estos casos el cliente asumirá los costos adicionales que se deriven de llevar a cabo estas actividades.
  16. Una vez terminado el proceso de implementación y firmada el acta de cierre del proyecto, ante cualquier solicitud de apoyo, el cliente deberá hacer la solicitud de servicio a través del Help Desk (mesa de ayuda) en lugar de contactar directamente al ingeniero que tuvo a cargo la implementación.

1.5 Capacitaciones

  1. El cliente tiene derecho a que EL PROVEEDOR realice la capacitación en el aplicativo para su personal, teniendo en cuenta las horas de cronograma estimadas para la capacitación.
  2. Cualquier recapacitación tiene un costo adicional que el cliente debe pactar con el asesor comercial, aplica también para personal nuevo.
  3. Contar con personal idóneo y con conocimientos básicos en las herramientas necesarias para utilizar la aplicación. Para los casos en los que se requieran capacitaciones especiales o de nivelación para los colaboradores del cliente, dicha capacitación tendrá un costo adicional.
  4. Mantener debidamente capacitados a todos los usuarios que tengan interacción con la aplicación.

1.6 Tipos de Licencia

  1. Tipo 1: Hiopos Cloud Front-End por sitio.
  2. Tipo 2: Hiopos Manager Consolidador.

1.7 Contrato de soporte y actualizaciones

  1. Existe una póliza de actualización y soporte del software, para los casos en los que se toma el software en modalidad de software como servicio, como en este caso, el cliente tiene derecho al contrato de actualización sin que sea necesario pagar un valor adicional al de la mensualidad, es decir ya está incluido el contrato de actualización.
  2. Importante aclarar que las horas de soporte que sean requeridas, si deberán ser adquiridas por el cliente en negociación con su asesor comercial.
  3. La aplicación cuenta con garantía para sus usuarios, por defecto de fabricación o desarrollo a partir de la fecha de instalación, mientras se cuente con contrato de actualización vigente (ya incluido en los clientes que adquieren el software HioPOS Cloud como servicio). Para los casos de nuevos requerimientos, éstos no son considerados defectos y su trámite se debe realizar a través del Help Desk (mesa de ayuda).

2. Aceptación de las condiciones iniciales por parte del cliente.

Para constancia de que he leído, comprendido y aceptado las condiciones anteriormente descritas, se ha firmado la oferta mercantil de la que hace parte integral este, mediante la introducción del  CODIGO UNICO DEL CLIENTE en la hoja “Activación de Licencia HioPOS Cloud”