Oferta Mercantil (Contrato de licencia)

OFERTA MERCANTIL No.

(CONTRATO DE LICENCIA)

  

entre

 

 NOMBRE DEL CLIENTE

 

y

  

OFERENTE: SOFTWARE AS A SERVICE S.A.S

 

Fecha de la oferta: 01 de Enero de 2019


Nombre del cliente
Número oferta

 

Por medio de la presente, la sociedad SOFTWARE AS A SERVICE S.A.S, identificada con NIT No. 900.248.304 – 4 y representada legalmente por MAURICIO JOSE HENAO LOPEZ, identificado con la cédula No 71726509, en adelante EL PROVEEDOR, servicios en la nube de HioPOS Cloud a (NOMBRE DEL CLIENTE, identificado con NIT No. XXXXXXXXXXX), negocio que en caso de aceptación, será regulado de manera especial por las siguientes:

CLÁUSULAS:

PRIMERA, OBJETO: El objeto del Contrato que surge como consecuencia de la aceptación de la oferta mercantil consiste en delimitar las características y condiciones para que EL PROVEEDOR pueda proveer a EL CLIENTE el acceso y uso de los servicios de la aplicación en la nube HioPOS Cloud, en adelante EL SOFTWARE, así como la administración, mantenimiento y actualización de EL SOFTWARE por parte de EL PROVEDOR a cambio de una contraprestación que EL CLIENTE pagará de manera mensual a EL PROVEEDOR.

SEGUNDA, DEFINICIONES:

a).Servicios en la nube” o “Servicio”: Significa, oferta de un software como servicio. El término “Servicios en la nube” no incluye Servicios Profesionales.

b). “Pago por el servicio” o “Pago”: Se refiere al pago mensual o importe específicamente acordado con EL CLIENTE en contraprestación del uso de EL SOFTWARE o de servicios conexos, todo esto dentro de los criterios estipulados en el presente Contrato.

c). Servidores: Se refiere a los equipos donde está físicamente alojado EL SOFTWARE y la información de EL CLIENTE.

TERCERA, OBLIGACIONES DE LAS PARTES:

DEL PROVEEDOR:

a). Proporcionar Data Center con la infraestructura de comunicaciones y servidores necesarios para el funcionamiento adecuado de EL SOFTWARE.

b). Efectuar las reparaciones adecuadas y oportunas, en caso de daño de los equipos servidores o la infraestructura requerida para el correcto funcionamiento de EL SOFTWARE.

c). Recibir las quejas, sugerencias, peticiones, reclamos y recursos presentados por EL CLIENTE y darles trámite adecuado y oportuno.

d). Facturar el servicio, enviar mensualmente a EL CLIENTE la factura correspondiente al servicio de EL SOFTWARE en formato pdf a través del correo electrónico especificado por EL CLIENTE para este propósito.

e). Mantener la reserva de la información de EL CLIENTE a la cual tenga acceso a razón del Contrato, para lo cual implementará las medidas que brinden la mayor seguridad al sistema, dentro de los márgenes admitidos de vulnerabilidad.

f). Desactivar el acceso a EL SOFTWARE para EL CLIENTE el día anterior del siguiente corte de facturación, cuando EL CLIENTE haya solicitado con 30 días calendario de antelación el retiro del servicio y haya formalizado dicha solicitud de retiro enviando un correo electrónico a:  retiros@websaas.net solicitando dar por terminado el contrato y se confirme que EL CLIENTE se encuentra a paz y salvo.

g). Respaldar la información almacenada en los servidores como mínimo cada 48 horas.

h). Mantener disponible la información de EL CLIENTE generada durante el año calendario actual y el año calendario inmediatamente anterior.

i). Informar a EL CLIENTE con un mes de anticipación que la información anterior a estos dos años calendario, será retirada de los servidores. EL CLIENTE podrá pagar un valor adicional para almacenar información correspondiente a años anteriores o solicitar a EL PROVEEDOR un servicio adicional para la generación de archivos planos con la información almacenada en las bases de datos.

j). En los casos en los que EL CLIENTE decida no pagar el valor adicional para conservar la información anterior a dos años y/o contrate el servicio para exportar en archivos planos la información de las bases de datos, dicha información será retirada de los servidores y la misma no podrá ser recuperada.

k). Garantizar que EL SOFTWARE se mantenga actualizado de acuerdo con los requerimientos de ley para Colombia.

l). Ofrecer a EL CLIENTE la posibilidad de contratar servicios adicionales de apoyo de EL PROVEEDOR para la parametrización de EL SOFTWARE.

m). Disponer de canales de atención y mecanismos de soporte para las solicitudes que pueda llegar a requerir EL CLIENTE.

n). Dar a conocer a EL CLIENTE de manera clara y detallada el esquema de soporte con el que cuente EL PROVEEDOR (Anexo 1 – Carta de Servicios).

DEL CLIENTE:

a). Atender las instrucciones impartidas por parte de EL PROVEEDOR en relación con la operación y funcionamiento de EL SOFTWARE.

b). Responsable por la cantidad, calidad, veracidad, legalidad de la información ingresada a EL SOFTWARE.

c). Mantener la confidencialidad de sus claves y cuentas de acceso al servicio, por lo cual será el único responsable de todas las actividades que se realicen con sus cuentas de acceso.

d). Mantener actualizado los datos de la cuenta de correo electrónico a la cual se le enviará mensualmente la factura del servicio en formato pdf. Se entiende que el no recibir la factura no exonera a EL CLIENTE del pago del servicio en las fechas estipuladas, y el no pago genera la inmediata cancelación del servicio.

e). Informar inmediatamente a EL PROVEEDOR la ocurrencia de usos no autorizados de su cuenta o cualquier otro problema de seguridad.

f). Respetar los derechos de propiedad intelectual, evitar el acceso no autorizado a redes, computadoras o información de terceros, abstenerse de propagar “virus” y en general evitar el uso indebido de sus cuentas de acceso al servicio.

g). Mantener la reserva de la información confidencial a la cual tenga acceso en razón del Contrato.

h). Pagar mensualmente a EL PROVEEDOR los valores facturados por los servicios prestados, dentro de los primeros cinco (5) días hábiles siguientes de la fecha de expedición de la factura.

i). Informar a EL PROVEEDOR, cualquier irregularidad que se presente en el funcionamiento de EL SOFTWARE y en general proveer toda la información y cooperación necesaria para el cabal cumplimiento de las obligaciones al presente Contrato y su exitosa ejecución.

j). Asegurar que el hardware en el que se operará EL SOFTWARE cuente con los requerimientos mínimos de hardware recomendados por EL PROVEEDOR. (Anexo 2 – Requerimientos mínimos de Hardware).

k). Obtener y mantener actualizado el sistema de antivirus en el dispositivo o dispositivos en los que se vaya a utilizar EL SOFTWARE.

l). Proveer y garantizar el buen funcionamiento de la conexión a internet, la cual es requerida para el óptimo funcionamiento de EL SOFTWARE.

m). Mantener actualizada la información de los establecimientos donde se haga uso de EL SOFTWARE contratado.

n). Responsable por la información que tiene en EL SOFTWARE.

o). Generar desde EL SOFTWARE archivo plano con la información anterior a dos años a retirar, dentro de los treinta (30) días siguientes al requerimiento que en tal sentido le formule EL PROVEEDOR. Lo anterior con el objetivo de que la información en línea y disponible en EL SOFTWARE corresponda a los dos últimos años calendario.

TERCERA, CONDICIONES DEL SERVICIO:

El servicio será ofrecido de conformidad con las posibilidades, funcionalidad y limitaciones de EL SOFTWARE, las cuales EL CLIENTE declara conocer y aceptar en su totalidad; A tal extremo, antes de proceder a la aceptación del Contrato, compete a EL CLIENTE solicitar a EL PROVEEDOR la información necesaria, como por ejemplo documentación, presentaciones o demostraciones. En su defecto, EL CLIENTE reconoce haber recibido suficiente información sobre las funcionalidades, características y limitaciones de EL SOFTWARE. Teniendo en cuenta lo anterior, la responsabilidad de EL PROVEEDOR ante EL CLIENTE o ante cualquier entidad, se circunscribe a garantizar la funcionalidad inherente al programa existente, en el momento de la firma del Contrato. Las condiciones de acceso serán las que permitan el funcionamiento de EL SOFTWARE, sin perjuicio de las interrupciones que en forma fortuita pudiere llegar a presentar para cuyo caso existe el modelo autónomo “offline” (fuera de línea).

CUARTA, ALCANCE DE LA RESPONSABILIDAD:

La pérdida o cambio de contenidos, así como la seguridad de los mismos, ocasionados en hechos de EL CLIENTE o de terceros, no le serán imputables a EL PROVEEDOR, cuya obligación se vinculará a la provisión de los medios para acceso exitoso a EL SOFTWARE contratado y a la disponibilidad de los datos mediante la generación de Back Up (copia de seguridad) almacenados en los servidores con los cuales se presta el servicio. En consecuencia, EL PROVEEDOR no asumirá:

a). Conductas de EL CLIENTE que originen fallas por deficiente o inadecuada definición de operaciones y procedimientos, por captura o ingreso de la información al programa o indebido manejo de estos. La calidad de los informes generados por el sistema, depende única y exclusivamente de la veracidad y calidad de la información registrada por EL CLIENTE y de la claridad con la cual defina sus operaciones típicas.

b). Fallas causadas por agentes nocivos en los equipos de EL CLIENTE que puedan afectar el servicio con daños directos o indirectos (incluyendo pérdida de utilidades o de oportunidades de negocio); cuando EL CLIENTE acceda a la aplicación y a los contenidos del sitio, será su responsabilidad tomar las medidas pertinentes para evitar o corregir los efectos indeseados de dichos agentes.

c). Fallas atribuibles a terceros u originadas en fuerza mayor o caso fortuito.

d). Perjuicios que se causen con ocasión de las fallas no imputables a EL PROVEEDOR que pudieran imposibilitar un uso efectivo de la red y de los contenidos que en ella se ubiquen.

e). Interrupciones en el servicio debidas a fallas causadas en el fluido eléctrico en las instalaciones de EL CLIENTE.

f). El servicio de acceso a Internet.

g). El entendimiento, interpretación o uso del contenido, el cual es de responsabilidad exclusiva de EL CLIENTE.

h). EL PROVEEDOR podrá suspender temporalmente la prestación de los servicios de acceso en línea, permitiendo a EL CLIENTE continuar facturando en modo autónomo cuando necesite realizar trabajos de actualización o mantenimiento de EL SOFTWARE.

QUINTA, PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS (PQR):

EL CLIENTE tiene derecho a presentar PQR y recursos en cualquier momento ante EL PROVEEDOR, sin que para ello requiera presentación personal ni intervención de abogado, aunque emplee mandatario. Las peticiones, quejas y reclamos se deben comunicar a la cuenta de correo electrónico servicioalcliente@websaas.net.

SEXTA, RECLAMACIONES DE TERCEROS:

La responsabilidad frente al usuario del producto o del servicio ofrecido por El CLIENTE o frente a los terceros que se vean afectados con ocasión de su actividad empresarial, será suya exclusivamente; en el evento de que EL PROVEEDOR sea llamada a responder, solicitará a EL CLIENTE el reembolso de los pagos en los que haya tenido que incurrir.

SÉPTIMA, VIGENCIA DEL CONTRATO:

Para efectos legales y contractuales el presente Contrato se pacta inicialmente por un periodo de 12 meses. Finalizado este tiempo, el acuerdo se renovará automáticamente, salvo en el caso que exista manifestación escrita por parte de EL CLIENTE al correo electrónico retiros@websaas.net por lo menos 30 días antes de la fecha de finalización del contrato; en dicha comunicación EL CLIENTE dejará claro que no desea que el contrato sea renovado. Sin perjuicio de lo anterior, el cliente podrá hacer uso de la opción señalada en el literal f) de la cláusula octava del presente contrato.

OCTAVA, TERMINACIÓN DEL CONTRATO:

Son causales de terminación del presente Contrato:

a). El mutuo acuerdo entre las Partes expresado por escrito, en cualquier tiempo.

b). La imposibilidad de ejecución por fuerza mayor o caso fortuito que impidan la prestación de futuro cumplimiento de cualquiera de las Partes, situación que debe ser comunicada por escrito a la contraparte de inmediato.

c). El atraso en el pago de dos (2) mensualidades consecutivas por parte de EL CLIENTE.

d). La disolución de la persona jurídica de EL CLIENTE, su concurso liquidatario o liquidación obligatoria, o los embargos judiciales a sus bienes cuando afecten de manera grave el desarrollo del contrato.

e). El incumplimiento de cualquiera de las Partes, de una de las obligaciones expuestas en el presente Contrato.

f). La manifestación escrita de EL CLIENTE, vía correo electrónico a la dirección: retiros@websaas.net con treinta (30) días calendario de antelación, en la cual exprese su intención y motivo de retirarse del servicio, para ejercer esta opción EL CLIENTE deberá estar a paz y salvo con EL PROVEEDOR.

Parágrafo 1: Antes de llevarse a cabo el retiro, EL CLIENTE deberá exportar mediante archivos planos desde las terminales, la información de su negocio. Para ello podrá hacerlo directamente o podrá contratar los servicios de EL PROVEEDOR para que lo apoye en la extracción de la información.

Parágrafo 2: El no pago oportuno dentro del plazo acordado en el numeral h) de la cláusula TERCERA, OBLIGACIONES DE LAS PARTES – DE EL CLIENTE, genera la suspensión inmediata del servicio. Aun así el servicio SE SEGUIRÁ FACTURANDO. Para su reactivación EL CLIENTE deberá ponerse a paz y salvo de manera completa y cancelar el servicio de reactivación según el Anexo 10 antes del siguiente periodo de facturación. En caso contrario se dará por terminado el Contrato, se eliminarán los accesos a EL SOFTWARE para EL CLIENTE y la información de EL CLIENTE será eliminada de los servidores. En todo caso el cliente deberá ponerse a paz y salvo con los pagos pendientes a EL PROVEEDOR.

Parágrafo 3: EL CLIENTE autoriza irrevocablemente a EL PROVEEDOR o a quien éste autorice a reportar, procesar, solicitar y divulgar a las entidades que tengan como finalidad el manejo de datos de carácter crediticio, toda la información referente a su comportamiento como tal. Lo anterior implica que el cumplimiento ó incumplimiento de sus obligaciones de pago para con EL PROVEEDOR se podrá reflejar en la mencionadas bases de datos. El reporte a las centrales de riesgos será previamente informado por EL PROVEEDOR a EL CLIENTE, con el señalamiento expreso de la obligación en mora que lo ha generado, el monto y el fundamento de la misma. Dicha comunicación se realizará con una antelación de por lo menos diez (10) días a la fecha en que se produzca el reporte, pero en todo caso, no antes de que quede en firme la decisión sobre las reclamaciones pendientes que tenga EL CLIENTE.

NOVENA, CESIÓN DEL CONTRATO:

El Contrato tendrá un carácter personal e intransferible y en consecuencia, EL CLIENTE no podrá cederlo ni subcomercializarlo.cEL PROVEEDOR podrá ceder el contrato y garantizará el cumplimiento de estas condiciones por parte del cesionario.

DÉCIMA, RELACIONES ENTRE LAS PARTES:

En razón de este Contrato no se crearán entre las partes, como empresarios independientes que son, ni con relación a sus respectivos subordinados o clientes, relaciones de dependencia laboral, agencia comercial, mandato, representación, sociedad, asociación, ni cualquiera otra modalidad de vínculo diferente al establecido en este acuerdo. Cada Parte será responsable de los actos de sus subordinados, empleados, agentes o subcontratistas y de los salarios o remuneraciones a que haya lugar.

DÉCIMA PRIMERA, VALOR:

El valor del presente Contrato se calcula con base en la tarifa mensual definida por EL PROVEEDOR y acordada con EL CLIENTE según la cantidad y tipo de terminales, usuarios y accesos solicitadas de acuerdo con los pedidos firmados por EL CLIENTE que formarán parte de esta oferta, más los impuestos que conforme a la ley sean aplicables, a partir del día en que se active el servicio de EL SOFTWARE contratado, solicitado por EL CLIENTE.

Parágrafo 1: El valor establecido se incrementará a partir del primero de enero de cada nuevo año, en una suma equivalente al incremento en el IPC (Índice de Precios al Consumidor) certificado por el DANE para el año inmediatamente anterior.

Parágrafo 2: El valor del presente contrato se facturará mes anticipado sin considerar la utilización o no del servicio por parte de EL CLIENTE.

Parágrafos 3: En el valor del presente contrato NO quedan comprendidos servicios diferentes a los que están expresamente detallados en el presente Contrato, así mismo, los servicios adicionales que pueda llegar a requerir el cliente y que sean suministrados por EL PROVEEDOR, los mismos deberán ser cancelados cuando sean facturados por EL PROVEEDOR o un tercero debidamente autorizado, según sea quien los preste.

DÉCIMA SEGUNDA, NUEVAS LICENCIAS:

EL CLIENTE podrá solicitar mediante forma escrita a través del Anexo 9, y por el representante autorizado por EL CLIENTE, ampliación del número de usuarios contratados, los cuales se regirán por las estipulaciones contenidas en el presente Contrato y tendrán el valor vigente en el momento de la solicitud.

DÉCIMA TERCERA, ANEXOS: Hacen parte integral de este contrato los siguientes anexos:

AnexoDescripción
Anexo 1Carta de Servicios
Anexo 2Requerimientos mínimos de hardware y software
Anexo 3Condiciones iniciales
Anexo 4Información corporativa cliente
Anexo 5Solicitud de crédito y/o actualización
Anexo 6Carta de instrucciones para diligenciar formato de pagaré
Anexo 7Pagaré
Anexo 8Autorización para débito automático
Anexo 9Reconexión suspensión por mora en el pago
Anexo 10Formato de solicitud de licencias
Anexo 11Acuerdo protección de datos personales entre empresas


DÉCIMA CUARTA,
CONFIDENCIALIDAD:

La información contenida en el contrato, sus prorrogas y modificaciones, así como aquella relacionada con EL SOFTWARE, es estrictamente confidencial, razón por la que EL CLIENTE deberá tomar las medidas correspondientes en relación con sus funcionarios y colaboradores que utilicen o tengan acceso, según los términos y condiciones de la oferta mercantil.

DÉCIMA QUINTA, DEBER DE INFORMACIÓN:

Mediante la suscripción del presente contrato EL CLIENTE declara que EL PROVEEDOR ha suministrado toda la información clara, veraz, suficiente, oportuna, verificable, comprensible, precisa e idónea, correspondiente a la operatividad del software, los requerimientos mínimos de hardware, el uso autorizado, la forma de interacción con otros programas y toda aquella necesaria para proceder con su uso en los términos y condiciones señalados en la oferta mercantil, de una forma informada y consentida, dando cumplimiento EL PROVEEDOR a lo dispuesto en la Ley 1480 de 2011, Estatuto de Protección al consumidor.

DÉCIMA SEXTA, AUTORIZACIÓN:

En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley 1581 de 2012 (LEPD) y sus decretos reglamentarios, en caso de aceptación de la oferta, EL CLIENTE o titular de la información (datos), otorga autorización expresa al PROVEEDOR y/o a las personas naturales y jurídicas que este designe, para incluir y tratar los datos que sean obtenidos durante la relación contractual o comercial, en las bases de datos propias o a las que tenga legitimo acceso, para los fines relacionados con su objeto social y de manera especial para: gestionar los compromisos derivados del presente acuerdo, proveer mejoras para la plataforma tecnológica y el software, ofrecer nuevos productos y servicios, realizar encuestas de satisfacción, avisar a sus clientes sobre nuevos convenios con terceras personas que incluyan beneficios para sus clientes y con fines de mercadeo.

DÉCIMA SÉPTIMA, COMPROMISORIA:

En caso de aceptación de la oferta, las diferencias que se presenten entre las partes por la ejecución del contrato que surge entre ellas, se resolverán de la siguiente forma:

Salvo por las acciones ejecutivas derivadas del pago del precio a favor de EL PROVEEDOR, toda controversia que se presente por el contrato se resolverá por un tribunal de arbitramento, de acuerdo con las siguientes reglas: a) El tribunal estará integrado por uno (1) o tres (3) árbitros de acuerdo con la cuantía, los cuales serán designados de común acuerdo por las partes; en caso de no existir acuerdo entre las partes, los árbitros serán designados por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín; b) El tribunal será institucional y se sujetará a los reglamentos establecidos por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín; c) El tribunal decidirá en derecho; y d) El tribunal funcionará en la ciudad de Medellín, en el centro de arbitraje y conciliación de la Cámara de Comercio de Medellín.

DÉCIMA OCTAVA, DOMICILIO CONTRACTUAL:

Para todos los efectos legales y convencionales, el domicilio contractual en caso de aceptación de la oferta será la ciudad de Medellín.

DÉCIMA NOVENA, ACEPTACIÓN DEL ACUERDO:

Tanto EL CLIENTE como el PROVEEDOR aceptan los términos y condiciones estipuladas en este contrato y los anexos que hacen parte integral del mismo en señal de aceptación se introduce el CODIGO UNICO DEL CLIENTE en la hoja “Activación de Licencia HioPOS Cloud”, como firma electrónica avalada por el art.1 #3 del decreto 2364 de 2012 en concordancia con el art.7 ley 527 de 1999. al oprimir el botón enviar quedará perfecto el contrato.